Verfügbarkeit ist das Kriterium, in dem sich Supermarkt-Instore-Bäckereien voneinander absetzen. Diese repräsentiert ein weit verbreitetes Problem: Wenn zu viel oder zur falschen Zeit gebacken wird, beeinflusst das Umsatzzahlen oder es muss zu viel weggeworfen werden. Backt man stattdessen wenig und oft, verbessert sich die Verfügbarkeit. Die Kunden sind zufrieden, und somit steigen Umsätze bei weniger Abfall.

Marks and Spencer begannen 2015, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Laut Leo Fields, dem M&S‘ Strategic Planner für BakePlan bei M&S, waren Abfallreduktion und Umsatzsteigerung die maßgeblichen Gründe für diese Strategie. Zum Beispiel hat sich das Unternehmen in Rahmen seines Plan A Nachhaltigkeits-Programms zum Ziel gesetzt, Nahrungsmittelabfälle bis 2025 um 50% zu reduzieren.

Fields sagt: „Ausschlaggebend war jedoch der Bedarf, zur richtigen Zeit die richtige Ware für unsere Kunden zu backen. Wir wollten mehr Kontinuität – nicht nur in all unseren Shops, sondern durchweg während des Tages, damit sowohl unsere Kunden am Morgen als auch die am Nachmittag dieselbe Erfahrung machen, wenn sie in unsre Shops kamen.“

Marks and Spencer kontaktierte RedBlack Software nachdem sie über den Erfolg des Yorkbasierten Anbieters und ihren Erfolg mit Forecasting-Funktionalität von Cybake, ihrem Bäckerei Management System, gelesen hatten.

Viele von Großbritanniens größten Handwerksbäckereien benutzen Cybakes Forecasting-Funktion, um die Nachfrage für alle in ihren Shops angebotenen Waren besser zu planen. Dabei beruht das Forecasting auf Daten, die direkt von den Shop-Kassen geliefert werden. Dadurch werden die Überproduktion in den zentralen Bäckereien reduziert sowie bessere Umsatzzahlen erzielt, indem Shops besser auf Nachfrage-Trends reagieren.

RedBlack wurde gebeten, ein cloudbasiertes System mit aehnlichen Algorithmen zu entwickeln, das das Forecasting der Warennachfrage je Backvorgang an den M&S Instore-Backstationen verbessern sollte. Im Oktober 2015 wurde das neue System, BakePlan, zum Konzeptbeweis in insgesamt fuenf M&S Instore-Backstationen getestet; jeweils in zwei Shops in York und in Leeds, sowie einem weiteren im Londoner Stadtteil Clapham.

Lance Bennet, damals Senior IT Projektmanager bei M&S, sagte: „Für dieses Project wollten wir mit einem Experten für Bäckerei-Software zusammenarbeiten. Das von RedBlack vorgelegte Konzept entsprach genau unseren Vorstellungen. Im Laufe der Zusammenarbeit beeindruckte uns RedBlack dann mit dem Agile-Softwareentwicklungsansatz, bzw. der schnellen Umsetzung unserer Vorschläge.“

Einfach zu bedienen

Besonders wichtig war, dass der Job der Produktionsplanung für die Teams bei Marks and Spencer einfacher wurde, nicht schwieriger, um so die Kollegen der Backstationen für das System zu gewinnen. Es war klar, dass ein überkompliziertes System nicht ankommen würde.

BakePlan hat daher eine Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienen ist. Einfache Workflows, die Konformität gleichzeitig vereinfacht und überwacht, wurden in die App eingebaut.

Leo Field sagt: „BakePlan ist bei unseren Mitarbeitern sehr beliebt; dieses Tool hilft ihnen, ihre Verkaufszahlen in ihrer Bäckerei zu erhöhen und ihren Kunden zu geben, was sie wünschen.“

Resourcenachfragen an die vielbeschäftigten M&S-IT-Abteilungen wurden auf ein Minimum reduziert. Schlüssel zum Erfolg dieses Projektes war die Einbeziehung des M&S digitalen Geschäftsteams, dort etabliert, um veraltete, herkömmliche Geräte durch ein mobiles Handgerät zu ersetzen.

Während für erste BakePlan-Test Tablets benutzt wurden, empfahl das Digital-Store-Team robuste Honeywell PDAs. BakePlan war eine der ersten Apps, die auf diesen PDAs getestet wurde, die inzwischen bei M&S überall Standard sind.

Cathy Paine, eine Spezialistin für M&S-Backstationen, die für die BakePlan-Implementierung im Süden Londons verantwortlich war, meint: „BakePlan ist für unsere Bäcker mit PDAs leicht zu handhaben. Innerhalb kürzester Zeit konnten sich selbst weniger technisch versierte Mitarbeiter in BakePlan einarbeiten und das System ohne Probleme nutzen.“

Die ersten Pilotprojekte von BakePlan waren erfolgreich. M&S hat daraufhin das BakePlan-Projekt auf 28 Standorte mit positiven Ergebnissen ausgeweitet. Im Juni 2016 erklärte M&S, dass BakePlan nun in allen UK Shops implementiert würde. Inzwischen haben auch alle 17 Shops in Irland BakePlan im Einsatz.

M&S berichtet Verbesserung der Warenverfügbarkeit, hoehere Umsaetze und weniger Abfall. BakePlan hat auch kleineren Shops geholfen, ihren Verkauf zielgerichteter zu planen. Ein weiterer Effekt war, dass BakePlan M&S Bäckern geholfen hat, das Shop-spezifische Warensortiment zu überblicken.

Als man ihn nach dem BakePlan-Projekt insgesamt befragt, sagt Leo Fields: „Es war ein toller Erfolg für die Firma. Zudem möchte ich hervorheben, dass es auch für unsere Kunden erfolgreich war – denn für sie sind wir schließlich da. Ich weiß, dass wir viel über Verkauf, Optimierung von Ressourcen und Profit reden, was alles sehr wichtig ist, letztendlich ist aber die Verbesserung der Erfahrung unserer Kunden am entscheidend.“